¿Cómo
sé cuándo una persona necesita formación?
El índice de personas que en estos momentos están cursando
estudios universitarios es muy alto comparado con el de épocas
precedentes.En décadas anteriores las
opciones de cursar estudios superiores o universitarios no estaban al alcance
de todos. El nivel de estudios obligatorios era sensiblemente más bajo.
En el mejor de los casos, algunas personas completaban esos estudios
(universitarios, por ejemplo) mientras ya estaban trabajando.
En la actualidad nuestros jóvenes empiezan a acceder al mercado laboral,
en la mayoría de los casos, cuando ya han cubierto un ciclo formativo
extenso (de nivel universitario e, incluso, con cursos de
especialización de postgrado).
Si nos enmarcamos en el mundo laboral también podríamos considerar
que ha habido un “salto” cualitativo muy importante. Las personas
estamos más formadas cuando entramos en una empresa y, además,
recibimos formación relativa a nuestra actividad profesional de forma
más extensa y asidua que en el pasado.
¿Qué necesidades formativas tenemos en las empresas?
Lógicamente, la respuesta exhaustiva a esta cuestión
supondría aportar un abanico muy amplio de temáticas y de
fórmulas para abordarlas.
En cualquier caso, sí es interesante tener presente una serie de
indicadores (que, en ocasiones, se convierten en “alarmas”) que nos
permiten saber si necesitamos formación en la empresa.
A continuación, presentamos los más significativos.
Reclamaciones
Desgraciadamente, suele ser uno de los indicadores (“alarmas”,
más bien) que nos informan de la necesidad de llevar a cabo actuaciones
formativas.
Si, por ejemplo, un cliente se
queja de los malos modales con que le ha atendido un empleado, es
posible que una de las actuaciones que debamos desarrollar sea que esta persona
participe activamente en formación
sobre atención al cliente.
Evaluación del desempeño
Si efectuamos de forma periódica y sistemática una
evaluación de cómo lleva a cabo un determinado colaborador sus
funciones y tareas, tendremos información suficiente para determinar si
es necesaria la formación. Hacer seguimiento y evaluación supone
tener establecido qué queremos conseguir, de dónde partimos y con
qué contamos para lograrlo.
Por ejemplo, si nos reunimos semanalmente con la persona que realiza la
actividad comercial de captar clientes nuevos y revisamos con detalle su
actividad (número de gestiones realizadas,
tipos de clientes visitados, grado de éxito logrado en las
visitas, etc.), probablemente, detectemos dónde puede ser interesante
incidir en formación.
Supongamos que identificamos que nuestro comercial es muy bueno para
“abrir puertas”, pero que
no “cierra” contratos o pedidos con la misma eficacia. Un
curso de formación sobre habilidades comerciales centradas en el
“cierre” será muy necesario.
Funciones y requisitos del puesto
Si tenemos establecido, con un cierto grado de detalle, qué actividades y
tareas ha de desarrollar una persona para desempeñar un puesto
determinado en nuestra empresa, seguramente tengamos establecidos los
requisitos de ese puesto.
Por ejemplo, podemos tener un manual de funciones, procedimientos y requisitos
necesarios para un puesto de diseñador gráfico. En este caso, al
estar ya definido, lo que hemos de hacer es comprobar si la persona que
desempeña o va a desempeñar ese puesto tiene los conocimientos y
destrezas necesarios. En caso contrario, la formación será una de
las soluciones para completar la idoneidad de esta persona.
Acompañamiento
El acompañar a nuestros colaboradores en el desarrollo de sus actuaciones
nos permite conocer con facilidad si existe alguna diferencia entre cómo
debería hacer esa función (lo “ideal”) y cómo
la lleva a cabo efectivamente (lo “real”).
Imaginemos que acompañamos a uno de nuestros colaboradores a instalar un
determinado producto en la oficina del cliente. Comprobaremos in situ su grado
de destreza y habilidad. Si no es el adecuado… formémosle.
Cuestionarios sobre necesidades de formación
Otra de las herramientas que tenemos a nuestra disposición es la de
preguntar a nuestros colaboradores qué necesidades de formación
piensan ellos que son las requeridas para desarrollar, de forma efectiva, las
distintas actividades que lleva a cabo nuestra empresa.
Una propuesta puede ser que cada año, al inicio de nuestra actividad,
facilitemos a los empleados un cuestionario en el que, por puestos, les pidamos
que nos indiquen qué formación sería necesaria.
Encuestas de satisfacción de los clientes
Si disponemos de encuestas sobre el grado de satisfacción de nuestros
clientes con relación a nuestros productos o servicios, podemos
identificar si es necesario la formación en relación a
algún aspecto determinado.
Por ejemplo, podemos pedirles a nuestros clientes que tras la prestación
de un determinado servicio cumplimenten un cuestionario valorándonos. El
cuestionario puede tener apartados cuantitativos (sobre la rapidez, el
servicio, la calidad, el precio, etc.) y uno de observaciones o sugerencias.
Del análisis de los resultados puede deducirse qué
formación sería necesaria.
Actividad formativa de la competencia
Otro de los elementos a considerar para saber si es necesaria la
formación en nuestra empresa es compararse con nuestros competidores:
¿llevan a cabo ellos acciones formativas?, ¿sobre qué
materias?, ¿cómo lo hacen? Esta información también
nos permitirá determinar si necesitamos formación.
Una de las formas que tenemos de conocer las actuaciones formativas de la
competencia es consultando informes sobre el sector donde aparezcan las
inversiones que realizan las empresas en temas formativos.
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